Bandung, 18 Mei 2026
Sehubungan dengan kapasitas penyimpanan Google Workspace UPI yang mulai mendekati batas maksimal, kami mengimbau seluruh pengguna untuk melakukan audit mandiri terhadap akun masing-masing. Langkah ini penting untuk memastikan kelancaran operasional layanan email dan kolaborasi dokumen bagi seluruh civitas akademika.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengecek dan mengoptimalkan penggunaan penyimpanan Anda:
1. Cara Mengecek Penggunaan Kuota Anda
Anda dapat melihat sisa ruang penyimpanan dan kategori file apa saja yang paling banyak memakan tempat dengan langkah berikut:
- Buka halaman drive.google.com/settings/storage.
- Di halaman tersebut, Anda akan melihat grafik penggunaan penyimpanan yang terbagi menjadi tiga kategori utama: Google Drive, Gmail, dan Google Photos.
2. Tindakan Efisiensi Penyimpanan
Jika penggunaan Anda sudah mendekati limit yang ditentukan, mohon lakukan tindakan berikut:
A. Membersihkan Google Drive
- Hapus File Berukuran Besar: Masuk ke drive.google.com/drive/quota untuk melihat daftar file dari yang berukuran paling besar. Hapus file yang sudah tidak relevan (seperti rekaman video lama atau file instalasi software). Lakukan backup pada penyimpanan eksternal (hard disk eksternal) untuk file-file penting sebelum melakukan penghapusan.
- Periksa Shared Drives: Jika Anda memiliki akses ke Shared Drive, pastikan file yang tersimpan memang diperlukan untuk kolaborasi tim, bukan penyimpanan pribadi.
B. Membersihkan Gmail
- Hapus Email dengan Lampiran Besar: Di kolom pencarian Gmail, ketik “has:attachment larger:10M” untuk menemukan email dengan lampiran di atas 10MB. Hapus email lama yang lampirannya sudah Anda simpan secara lokal.
- Bersihkan Folder Spam dan Trash: Klik “More” di menu sebelah kiri Gmail, lalu pilih “Spam” dan klik “Delete all spam messages now”. Lakukan hal yang sama untuk folder “Trash/Bin”.
C. Mengelola Google Photos
- Jika akun kampus (@upi.edu, @student.upi.edu) terhubung dengan Google Photos, periksa kembali apakah pencadangan otomatis foto/video pribadi dari ponsel aktif. Sangat disarankan untuk memindahkan foto pribadi ke akun Google personal atau media penyimpanan lain guna menghemat kuota.
3. Tips Praktis untuk Masa Mendatang
Agar penggunaan penyimpanan tetap efisien dalam jangka panjang:
- Gunakan Link, Bukan Lampiran: Saat mengirim email, gunakan tautan dari Google Drive daripada mengunggah lampiran file mentah secara berulang.
- Hapus Rekaman Meeting: Rekaman Google Meet seringkali berukuran sangat besar. Segera pindahkan rekaman ke penyimpanan eksternal atau hapus jika sudah tidak digunakan.
- Audit Berkala: Lakukan pembersihan file setidaknya satu kali setiap akhir semester.
4. Penting untuk Diketahui
Jika penggunaan penyimpanan melebihi batas kuota yang ditentukan:
- Anda tidak akan bisa mengunggah file baru ke Google Drive.
- Anda mungkin tidak dapat menerima email masuk.
- Kolaborasi pada dokumen bersama akan terhambat.
Terima kasih atas kerja sama Anda dalam menjaga keberlangsungan layanan teknologi informasi di lingkungan UPI.
